ตามมาตรฐานทั่วไปของบริษัทที่เข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ MAI (Market for Alternative Investment) การตรวจนับอุปกรณ์ IT มักจะเป็นความรับผิดชอบของฝ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงในบริษัท เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องและสอดคล้องกับมาตรฐานด้านการควบคุมภายใน (Internal Control) ซึ่งอาจประกอบด้วยบุคคลหรือหน่วยงานดังนี้:

1. ฝ่าย IT (Information Technology Department)

• บทบาทหลัก: ฝ่าย IT เป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงต่อการดูแลและบำรุงรักษาอุปกรณ์ IT ภายในบริษัท การตรวจนับอุปกรณ์ IT จะอยู่ในความรับผิดชอบของทีมนี้ เนื่องจากพวกเขามีความรู้และข้อมูลเกี่ยวกับทรัพย์สิน IT ทั้งหมด เช่น หมายเลขซีเรียล ประเภทของอุปกรณ์ และสถานที่ใช้งาน
• การดำเนินการ: ฝ่าย IT อาจใช้ซอฟต์แวร์สำหรับการติดตามทรัพย์สิน (Asset Management Software) เพื่อช่วยในการตรวจสอบและนับอุปกรณ์

2. ฝ่ายบัญชี (Accounting Department)

• บทบาทเสริม: ฝ่ายบัญชีอาจเข้ามามีส่วนร่วมในการตรวจนับเพื่อวัตถุประสงค์ด้านบัญชีและการบันทึกทรัพย์สินให้ตรงกับงบการเงิน รวมถึงการคำนวณค่าเสื่อมราคา
• การดำเนินการ: ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับจากฝ่าย IT เพื่อให้มั่นใจว่าตรงกับบัญชีทรัพย์สิน

3. ฝ่ายตรวจสอบภายใน (Internal Audit Department)

• บทบาทในการควบคุมและประเมินผล: ฝ่ายตรวจสอบภายในมีหน้าที่ตรวจสอบและประเมินความถูกต้องของกระบวนการตรวจนับ เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามระเบียบและมาตรฐานที่บริษัทกำหนด รวมถึงลดความเสี่ยงในการทุจริต
• การดำเนินการ: ฝ่ายนี้จะสุ่มตรวจสอบหรือประเมินกระบวนการตรวจนับที่ดำเนินการโดยฝ่าย IT และบัญชี

4. ผู้สอบบัญชี (External Auditor)

• บทบาทในการยืนยัน: ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำงบการเงิน บริษัทจะต้องให้ผู้สอบบัญชีภายนอกเข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทรัพย์สิน IT เพื่อยืนยันความน่าเชื่อถือของงบการเงินตามมาตรฐานที่กำหนด
• การดำเนินการ: ผู้สอบบัญชีอาจขอดูรายงานการตรวจนับทรัพย์สินหรือขอสุ่มตรวจนับอุปกรณ์บางส่วน

การตรวจนับอุปกรณ์ IT จะดำเนินการโดย ฝ่าย IT เป็นหลัก ร่วมกับ ฝ่ายบัญชี และ ฝ่ายตรวจสอบภายใน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทรัพย์สิน IT มีความถูกต้อง ครบถ้วน และสอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนด ในขณะที่ ผู้สอบบัญชีภายนอก จะเข้ามาตรวจสอบกระบวนการนี้เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสามารถเชื่อถือได้ในระดับการจัดทำงบการเงิน

---

การตรวจนับอุปกรณ์ IT เพราะอะไรถึงต้องเป็น IT และ Account ที่เหมาะสม

ฝ่าย IT และฝ่ายบัญชี (Account) เป็นผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการตรวจนับอุปกรณ์ IT เนื่องจากแต่ละฝ่ายมีบทบาทและความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับทรัพย์สิน IT ของบริษัท ดังนี้:

เหตุผลที่ IT และ Account เหมาะสม

1. ฝ่าย IT

• ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค: IT เป็นผู้ที่เข้าใจอุปกรณ์ IT อย่างลึกซึ้ง เช่น รุ่นของอุปกรณ์ หมายเลขซีเรียล การใช้งาน และการติดตั้งในแต่ละส่วนงาน
• การดูแลและบำรุงรักษา: IT เป็นผู้ดูแลทรัพย์สินเหล่านี้ในเชิงปฏิบัติ ดังนั้นจึงสามารถตรวจนับและประเมินสถานะการใช้งานได้อย่างถูกต้อง
• การใช้ระบบติดตามทรัพย์สิน (Asset Management): IT มักใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดการข้อมูลทรัพย์สิน IT ทำให้กระบวนการตรวจนับมีประสิทธิภาพและลดความผิดพลาด

2. ฝ่ายบัญชี (Account)

• การบันทึกและรายงานข้อมูลทางการเงิน: บัญชีรับผิดชอบบันทึกข้อมูลทรัพย์สินในงบการเงิน รวมถึงการคำนวณค่าเสื่อมราคาและการประเมินมูลค่าทรัพย์สิน
• การตรวจสอบความสอดคล้อง: บัญชีสามารถตรวจสอบว่าอุปกรณ์ IT ที่ตรวจนับตรงกับบัญชีทรัพย์สิน (Fixed Asset Register) หรือไม่ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อน
• ความจำเป็นในการยืนยันข้อมูล: ข้อมูลจากฝ่ายบัญชีเป็นพื้นฐานสำคัญในการจัดทำงบการเงินที่น่าเชื่อถือ

---

การทำงานร่วมกันระหว่าง IT และ Account

การแบ่งหน้าที่ที่ชัดเจนช่วยให้การตรวจนับมีประสิทธิภาพและลดความขัดแย้ง:

1. ฝ่าย IT
   • ดำเนินการตรวจนับอุปกรณ์ IT จริง (Physical Count)
   • ตรวจสอบรายละเอียดเชิงเทคนิค เช่น หมายเลขซีเรียล และสถานะการใช้งาน
   • อัปเดตข้อมูลในระบบทรัพย์สิน IT
2. ฝ่ายบัญชี
   • ตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับจากฝ่าย IT เทียบกับบัญชีทรัพย์สิน (Asset Register)
   • บันทึกการเปลี่ยนแปลง (เช่น การเพิ่ม-ลดทรัพย์สิน หรือค่าเสื่อมราคา)
   • ยืนยันข้อมูลเพื่อใช้ในการจัดทำงบการเงิน

---

ข้อดีของการใช้ IT และ Account ร่วมกัน

• ลดความเสี่ยงข้อผิดพลาด: IT ดูแลด้านเทคนิคและข้อมูลในระบบ ขณะที่บัญชีดูแลด้านการเงินและการบันทึก ทำให้การตรวจนับครอบคลุมทุกด้าน
• เพิ่มความโปร่งใส: การแบ่งหน้าที่ช่วยให้กระบวนการมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้ง่าย
• สนับสนุนการตรวจสอบภายในและภายนอก: ข้อมูลจากทั้งสองฝ่ายสามารถใช้สนับสนุนการตรวจสอบของฝ่าย Internal Audit และ External Auditor ได้

---

ฝ่าย IT และบัญชีเหมาะสมที่สุดสำหรับการตรวจนับอุปกรณ์ IT เนื่องจากทั้งสองฝ่ายมีบทบาทและความเชี่ยวชาญที่ช่วยสนับสนุนกัน ฝ่าย IT รับผิดชอบในส่วนของการตรวจสอบทรัพย์สินจริงและการดูแลระบบ ขณะที่ฝ่ายบัญชีรับผิดชอบการบันทึกและยืนยันข้อมูลทางการเงิน การทำงานร่วมกันของทั้งสองฝ่ายช่วยให้การตรวจนับทรัพย์สินมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และน่าเชื่อถือที่สุดครับ.

---

แนวคิดหลักในการเลือกคนที่จะดูแล
ในความเป็นจริงแต่ละบริษัทอาจมีแนวทางหรือข้อจำกัดแตกต่างกัน ทำให้ “ใคร” จะเป็นคนตรวจนับอุปกรณ์ IT นั้น ไม่ได้มีสูตรตายตัว บริษัทเล็กอาจให้ HR หรือบัญชีทำ บริษัทใหญ่บางแห่งให้แผนก IT เป็นผู้รับผิดชอบทั้งหมด ซึ่งไม่มีใครถูกหรือผิด 100% เพราะต้องดู บริบท และ ทรัพยากร ที่มีอยู่ในองค์กรนั้น ๆ เป็นหลัก

อย่างไรก็ตาม คำถามสำคัญคือ:

1. ใครมีความรู้ทางเทคนิคเพียงพอ ที่จะเช็กว่าอุปกรณ์แต่ละตัวคืออะไร ทำงานอย่างไร มีส่วนประกอบอะไรบ้าง
2. ใครมีหน้าที่ต้องบันทึกทรัพย์สินในระบบบัญชี หรือคำนวณค่าเสื่อมราคา และติดตามมูลค่าทางการเงิน
3. ใครสามารถยืนยันได้ว่าอุปกรณ์ยังอยู่และทำงานได้จริง ตามจุดประสงค์ที่บริษัทจัดซื้อมา

เมื่อลองนึกถึงปัญหาปฏิบัติจริง

• หาก HR เดินตรวจนับอุปกรณ์ IT แล้วเห็น CPU มีการ์ดเสียบอยู่ หรือสายต่อบางอย่างเชื่อมเข้ากับอุปกรณ์อื่น แต่ HR ไม่เข้าใจรายละเอียดของอุปกรณ์ ก็อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการระบุหรือบันทึก
• ในขณะที่ Account อาจรู้วิธีบันทึกเลขซีเรียลหรือรหัสทรัพย์สิน เพื่อให้ตรงกับในบัญชี แต่หากเจออุปกรณ์ใหม่ ๆ หรืออุปกรณ์เสริมที่ยังไม่เคยบันทึกไว้ ก็อาจไม่รู้ว่า “เจ้าอุปกรณ์นี้มันมีมูลค่าส่วนเพิ่มอะไรหรือไม่”
• ส่วน IT ซึ่งดูแลระบบเป็นประจำ จะรู้ว่าอุปกรณ์ชื่ออะไร ใช้ทำอะไร เชื่อมต่ออย่างไร มีจำนวนกี่ตัว ใช้ในโปรเจกต์หรือหน่วยงานไหน ฯลฯ จึงแก้ปัญหาเรื่องความไม่รู้ทางเทคนิคไปได้มาก

สรุปฝ่ายไหนจะเป็นผู้ดูแลอุปกรณ์ IT

• การให้ IT เป็นแกนหลักในการตรวจนับ จึงมักจะเหมาะสมที่สุด เพราะมีความรู้ทางเทคนิคโดยตรง
• Account เข้ามาช่วยบันทึกทรัพย์สินในมุมของการเงินและบัญชี รวมถึงดูแลให้ตัวเลขหรือมูลค่าในงบการเงินถูกต้อง
• หากองค์กรเล็กหรือไม่มีฝ่าย IT โดยตรง อาจต้องให้ HR ทำ แต่ก็ควรมี คนที่มีความรู้ทางเทคนิค (อาจเป็น Outsource หรือที่ปรึกษา) คอยสนับสนุน ไม่เช่นนั้นข้อมูลที่ได้อาจคลาดเคลื่อนจนกลายเป็นปัญหาย้อนหลังได้

ท้ายที่สุด ทุกองค์กรสามารถยืดหยุ่นปรับให้เหมาะสมกับขนาดและทรัพยากรที่มี แต่สิ่งสำคัญคือการให้ “คนที่มี ความเชี่ยวชาญ” ในแต่ละด้านรับผิดชอบในส่วนที่ตัวเองถนัด ช่วยลดความผิดพลาด และทำให้งานตรวจนับเป็นไปอย่างโปร่งใส น่าเชื่อถือ และตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย