เวลา 8 ชั่วโมงเท่ากัน ทำไมถึงทำงานได้ไม่เท่ากัน คนเก่งเขาใช้เวลากันอย่างไร

เวลาถือเป็นทรัพยากรอันมีค่าอย่างหนึ่ง เวลาว่างของมนุษย์เงินเดือนเป็นสิ่งที่หาได้ยากยิ่ง ไหนจะต้องเตรียมตัว เดินทางไปทำงาน อยู่ที่ทำงานอย่างน้อย 8 ชั่วโมงกว่าจะได้กลับบ้าน เราต้องใช้เวลาไปกับกิจกรรมเหล่านี้ทุก ๆ วัน ในที่ทำงานก็เช่นกัน ทุกคนล้วนมีเวลาจำกัดเท่า ๆ กัน แต่ในความเป็นจริง ทุกคนกลับใช้เวลาได้ประสิทธิภาพไม่เท่ากัน บางคนทำอะไรก็ดูเหมือนจะทำได้ไวและทำได้ดีเสียด้วย คนเก่งเหล่านั้นเขาจัดการเวลากันอย่างไร ไปศึกษาทักษะการทำงานของพวกเขาพร้อม ๆ กัน

สุดยอดเคล็ดลับทักษะการทำงานโดยใช้เวลาให้คุ้มค่า “วางแผน-จดบันทึก-จัดลำดับความสำคัญ”

ทำรายการกิจกรรมที่ต้องทำในแต่ละวัน

มนุษย์เรามีสิ่งที่เรียกว่าความทรงจำระยะสั้น เช่นเดียวกับชื่อ มันย่อมอยู่ได้ไม่นาน เราจึงมักจะลืมเสมอ ๆ  คนทำงานเก่งจะมีสิ่งที่เรียกว่า To-do list หมายถึงตารางงานที่ต้องทำให้เสร็จในแต่ละวันกำหนดไว้อย่างชัดเจน เพื่อใช้ตรวจสอบว่างานสำคัญที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้นแล้ว และทำให้การกระโดดจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งง่ายขึ้น หากการพกสมุดโน้ตเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับพนักงานประจำอย่างคุณ แอปพลิเคชันในสมาร์ทโฟนช่วยได้ แอปเหล่านี้จะอยู่ในหมวด Productivity ใน App Store และ Play Store ตัวอย่างก็เช่น OmniFocus, Things, PocketLife Calendar และอีกนับร้อยนับพันให้เลือกดาวน์โหลดมาใช้กัน

มีเส้นตายกำหนดชัดเจน

กำหนดการจะไม่มีความหมายเลยหากเราไม่กำหนดเส้นตายเอาไว้ให้ชัดเจน การไม่มีกำหนดงานเสร็จที่แน่นอนเป็นสาเหตุหลักของการผัดวันประกันพรุ่ง มันทำให้เราคิดว่าไม่มีกำหนด ไม่ต้องรีบก็ได้ เอาไว้ก่อน เดี๋ยวค่อยทำ ฯลฯ เส้นตายจะช่วยบังคับให้เราทำงานให้สำเร็จตรงตามกำหนด และเป็นเครื่องมือช่วยควบคุมวินัยของตัวเองที่ดีที่สุด ทักษะการทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัดเมื่อมีแรงจูงใจเป็นรูปธรรม

จัดลำดับความสำคัญของงาน

เนื่องจากเวลาในแต่ละวันของพนักงานประจำมีจำกัด งานบางงานเราอาจจะทำไม่ทันทำให้ต้องเลื่อนออกไปก่อน อย่างไรก็ตาม การเลื่อนงานที่มีความสำคัญออกไปคงจะไม่ดีแน่ ดังนั้นหลังจากที่คุณทำตารางแล้วว่าวันนี้ต้องทำอะไรบ้าง ขั้นตอนต่อไปก็คือการจัดลำดับความสำคัญของงาน ยกตัวอย่าง เช่น

• ประชุมกับคณะผู้บริหารสูงสุด ให้คะแนน A+ (สำคัญที่สุด รอไม่ได้)
• ติดต่อประสานงานลูกค้า (A สำคัญ ต้องรีบทำ)
• ถ่ายเอกสารที่ใช้ในวันพรุ่งนี้ (B สำคัญแต่รอได้)
• ทิ้งขยะในถัง (C ไม่สำคัญและรอได้ หรือมีคนอื่นที่ทำหน้าที่อยู่แล้ว)
• คุยกับเพื่อนเรื่องส่วนตัว (D ไม่สำคัญสำหรับการทำงาน)

สุดยอดเคล็ดลับทักษะการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ทำเรื่องที่ยากแต่มีมูลค่าสูงก่อน

ทำสิ่งที่สำคัญและยากที่สุดก่อน

ในหนังสือขายดี “Eat that Frog” หรือ “กินกบตัวนั้นซะ” ได้เน้นย้ำถึงทักษะการทำงานสำคัญที่คนประสบความสำเร็จต้องมี หนึ่งในนั้นคือการฝืนใจทำสิ่งที่ยากและไม่อยากทำที่สุดก่อน ซึ่งเปรียบเสมือน การกินกบที่น่าขยะแขยง แต่หากทำไปแล้วก็จะพบว่าเรื่องอื่น ๆ ในวันนั้นทุกอย่างเป็นเรื่องง่ายไปเลย มีหลายคนที่ทำงานหนักแต่กลับไม่ก้าวหน้า นั่นเพราะเขาไม่ได้ให้ความสำคัญกับกิจกรรมที่จำเป็นจริง ๆ ซึ่งมักจะเป็นงานที่ยาก ลำบากใจที่จะทำ แต่กลับมีมูลค่าสูง คนที่ทำงานเยอะต่อให้วันละ 12 ชั่วโมง แต่หากเป็นงานจุกจิกระดับ C, D ที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่าในงาน โอกาสเติบโตคงจะอยู่ห่างไกล

เมื่อถึงเวลาทำงานให้ตั้งใจทำงานจริง ๆ

ไบรอัน เทรซี่ มืออาชีพด้านการบริหารจัดการ นักพูด และนักเขียน กล่าวไว้หลายครั้งในผลงานของตัวเองว่า ในประเทศสหรัฐอเมริกา (และอีกหลายประเทศทั่วโลก) เวลา 8 ชั่วโมงที่เราได้รับมอบหมายให้ทำงานกันนั้น เป็นการทำงานที่แท้จริงเฉลี่ยเพียง 3 – 4 ชั่วโมงเท่านั้น นอกนั้นเป็นกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานทั้งสิ้น เช่น เช็คข่าวสาร เล่นสมาร์ทโฟน ชงกาแฟ เข้าห้องน้ำ เดินไปสนทนากับเพื่อนในออฟฟิศ เป็นต้น หากคุณต้องการเป็นคนที่ทำผลงานได้ดี จะต้องใช้เวลาในที่ทำงาน ตั้งใจทำงานจริง ๆ หากงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จแล้ว ก็คอยมองหาว่าจะทำอะไรให้ประสิทธิภาพดีขึ้นได้อีก

ทำงานทีละอย่าง หลีกเลี่ยงการ Multitasking หรือทำหลายอย่างพร้อมกัน

หลายปีก่อน Psychology Today รายงานผลงานวิจัยว่าคนที่ทำหลายอย่างพร้อม ๆ กันได้ดีนั้นมีเพียง 2% ของคนทำงานเท่านั้น ในขณะที่อีก 98% ทำได้ไม่ดีและทำลายประสิทธิภาพในการทำงานอย่างยิ่ง เนื่องจากสมองของเราออกแบบมาให้โฟกัสได้แค่เรื่อง ๆ เดียว ดังนั้นเพื่อให้ทำงานได้รวดเร็วและได้ผลงานที่ดี อย่าจับจดและทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกัน แต่ให้ทำทีละอย่างด้วยสมาธิ และทำให้ได้ออกมาดีที่สุด ดีกว่าทำหลายอย่างพร้อมกันแต่ออกมาไม่ดีสักอย่าง ซึ่งเมื่อคำนวณจริง ๆ แล้วทั้งสองแบบใช้เวลารวม ๆ ไม่ต่างกันเลย

การใช้เวลาและทักษะการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ไม่ได้หมายถึงการทำงานอย่างหน้าดำคร่ำเครียด แต่หมายถึงการทำงานอย่างมีการวางแผน มีระบบระเบียบที่อ้างอิงได้ ลองเริ่มจากการคิดวางแผนก่อนลงมือทำ แล้วเราจะพบว่าเวลาที่ควรจะสูญเสียนั้น เราเอามันกลับคืนมาได้ไม่ยากเลย

เครดิตภาพ : https://pixabay.com

นามปากกา: นกเหยี่ยว (Falcon)

ความรู้คือปีกที่พาเราโบยบิน ความคิดคือท้องฟ้าที่ไม่มีที่สิ้นสุด จบการศึกษาปริญญาโทด้านวรรณคดีจากมหาวิทยาลัยโคลัมเบีย รักการเขียนและการศึกษาข้อมูลใหม่ ๆ มีประสบการณ์การเขียนบทความกว่า 8 ปี เชี่ยวชาญในการเขียนบทความ SEO และการใช้สื่อสังคมออนไลน์ แรงบันดาลใจในการเขียนเพื่อสร้างความตระหนักรู้ในสังคมและส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์

LINE OA: @writerid