1 min read
มารยาทสำคัญหากต้องเข้าประชุมออนไลน์ พฤติกรรมสุดปัง โดนใจเจ้านาย
ในยุคสมัยที่โควิด-19 ยังก่อให้เกิดการระบาดเป็นวงกว้าง โดยเฉพาะในประเทศไทยที่ตัวเลขของผู้ติดเชื้อและผู้เสียชีวิตยังเพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้ผู้คนต้องปรับวิถีชีวิตกันใหม่ จากวิถีชีวิตเดิม ๆ กลายเป็นการใช้ชีวิตแบบ New Normal ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการกินอยู่ หรือการทำงาน หลาย ๆ อาชีพจากการต้องเดินทางไปออฟฟิศ ก็ต้องปรับตัวกลายเป็นการ Work from home ตามนโยบายของแต่ละบริษัท เมื่อต้องทำงานส่งจากที่บ้าน ทำให้ช่องทางออนไลน์เข้ามามีบทบาทสำคัญในการใช้เพื่อนำเสนอผลงานมากขึ้น การประชุมออนไลน์นั้นค่อนข้างจะแตกต่างจากการประชุมที่ได้นั่งเข้าร่วมประชุมจริง ๆ พร้อมกัน จึงต้องมีการเตรียมตัวที่แตกต่างกันออกไป แต่อย่างไรก็ตาม การเตรียมตัวให้พร้อมเท่ากับสำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่ง สิ่งใดที่ควรทำ และสิ่งใดที่ควรหลีกเลี่ยงบ้าง เพื่อให้สามารถประชุมและสร้างสรรค์ผลงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิผลมากที่สุด เรานำมารยาทที่ควรปฏิบัติในระหว่างประชุมมาให้ได้ทำตามกันแล้ว
DO สิ่งที่ควรทำเมื่อต้องเข้าร่วมประชุมออนไลน์
Do จัดทำข้อมูลที่ต้องนำเสนอให้เข้าใจง่าย สามารถมองเห็นได้ชัดเจนบนจอภาพ
เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์แต่ละคนใช้อุปกรณ์ในการประชุมแตกต่างกันออกไป การที่เตรียมนำเสนอผลงานโดยใช้ขนาดตัวอักษร ฟอนต์ที่เหมาะสม และสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนบนหน้าจอของทุกอุปกรณ์ จะทำให้การประชุมไหลลื่น และเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Do เตรียมข้อมูลให้พร้อมก่อนเข้าประชุม ลำดับข้อมูลที่ต้องนำเสนอให้ดี เพื่อไม่ให้เสียเวลาผู้เข้าร่วมประชุม
การประชุมในครั้งนี้จะประชุมหัวข้ออะไร เกี่ยวกับเรื่องอะไร เรารับผิดชอบจะต้องนำเสนอข้อมูลหัวข้อไหนบ้าง ควรทำการบ้านด้วยการเตรียมข้อมูลที่ต้องการนำเสนอให้ครอบคลุม และลำดับเนื้อหาการนำเสนอเป็นลำดับ ไม่สลับไปสลับมาจนก่อให้เกิดความงุนงง อาจจะมีไฟล์รายละเอียดที่จะใช้ตอบคำถามในกรณีที่มีผู้ซักถามเพิ่มเติมแยกไว้เป็นส่วนตัว เพื่อสามารถตอบคำถามได้ทันที และไม่เสียเวลาในการประชุม
Do เช็กความเรียบร้อยของแบตเตอรี่ และอุปกรณ์สำรองไฟว่าเพียงพอหรือไม่
บางทีเปิดโน้ตบุคค้างไว้ทั้งคืนเพื่อแก้งาน ตอนนอนหลับไปก็ลืมปิดเครื่อง พอเช้ามาจะเริ่มประชุม แบตกลับหมดเสียแล้ว อย่างนี้ไม่ดีแน่ เนื่องจากทำให้การประชุมขาดตอน และแสดงให้เห็นถึงการไม่เตรียมพร้อม และไม่เอาใจใส่
Do ควรใช้ฟิลเตอร์เบลอฉากหลัง เพื่อไม่ให้สิ่งต่าง ๆ ให้ห้องของตนเองรบกวนสายตา
โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์ที่ต้องเปิดกล้องพูดคุยกัน เมื่อแต่ละคนทำงานจากสถานที่แตกต่างกัน บางคนอยู่อาศัยคนเดียว บางคนอยู่ร่วมกับคนในครอบครัว การที่มีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมเดินผ่านไปมา ปรากฏกายภายในกล้อง ลักษณะท่าทางหรือการแต่งกายอาจจะไม่เหมาะสม ย่อมทำให้สายตาของผู้เข้าร่วมประชุมโดนหันเห และยังดูไม่เรียบร้อยอีกด้วย
Do จัดการทุกเสียงรบกวนให้มากที่สุด เช่น เสียงพูดคุยของคนอื่นในบ้าน, สัตว์เลี้ยง, เด็ก, สภาพแวดล้อม
สืบเนื่องจากข้อที่แล้ว นอกจากต้องเปิดกล้องแล้ว เวลาตอบคำถามหรือนำเสนอ ก็ยังต้องเปิดไมค์ด้วย ผู้เข้าประชุมจึงควรแยกตัว หรือหามุมสงบแยกออกมาจากสมาชิกคนอื่น ๆ ภายในบ้าน หยุดเล่นกับสัตว์เลี้ยงระหว่างประชุมไปด้วย เนื่องจากเสียงพูดคุย เสียงร้องต่าง ๆ ย่อมทำให้เกิดความโกลาหล เสียสมาธิ และทำให้ฟังเนื้อหาการประชุมได้ไม่ชัดเจน สารที่สื่อออกมาจึงเป็นไปได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ
Do ปิดไมค์เมื่อไม่ใช่ผู้พูด
เช่นเดียวกัน เวลาที่เราเป็นผู้พูดเอง ย่อมอยากให้คนอื่นตั้งใจฟังในสิ่งที่เราพูด หากเราลืมปิดไมค์ ขณะที่คนอื่นกำลังพูดอยู่ แล้วมีเสียงรบกวนเข้าไป ก็อาจจะทำให้การประชุมหยุดชะงัก เสียเวลาในการต้องพูดทวนซ้ำอีกรอบ รวมถึงถ้าหากเป็นเสียงดัง หรือเสียงที่ไม่เหมาะสม ก็ย่อมทำให้เราดูไม่เป็นมืออาชีพ
Do ออกจากห้องประชุมเป็นคนสุดท้ายในกรณีที่ต้องนำเสนองานกับลูกค้า
ประชุมกับทีมงานว่าสำคัญแล้ว การประชุมกับลูกค้ายิ่งสำคัญกว่า การที่เราเป็นคนจัดการประชุม และเป็นคนนำเสนองานถือเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เมื่อการประชุมเสร็จสิ้น เราควรรอให้ลูกค้าออกจากห้องประชุมให้เสร็จเรียบร้อยก่อน แล้วเราจึงค่อยออกเป็นคนสุดท้าย เนื่องจากหากลูกค้ายังมีข้อสงสัย หรืออุปสรรคใด ๆ เราจะได้ช่วยแก้ไขได้ทัน และเป็นการเช็กความเรียบร้อยเมื่อการประชุมจบเป็นคนสุดท้าย
DON’T ห้ามทำสิ่งเหล่านี้เด็ดขาดหากกำลังประชุมออนไลน์
Don’t แต่งชุดอะไรก็ได้เข้าร่วมประชุมเพราะประชุมจากที่บ้านอยู่แล้ว
การประชุมออนไลน์แม้ตื่นนอนมาแล้วสามารถเข้าร่วมประชุมได้เลย แต่อย่าลืมว่าบางครั้งอาจจำเป็นต้องเปิดกล้อง เพื่อพูดคุย หรือตอบคำถาม ดังนั้น จึงควรให้เกียรติการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ด้วยการแต่งกายให้สุภาพทุกครั้งเพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ
Don’t รับประทานอาหารระหว่างประชุม
แม้จะตื่นสาย หิวข้าวเช้าแค่ไหน ระหว่างการประชุมก็ไม่ควรรับประทานอาหารไปด้วย เครื่องดื่มยังพออนุโลมได้บ้าง เนื่องจากแม้จะไม่ต้องเปิดกล้องหรือเปิดไมค์ระหว่างการประชุม แต่ขณะที่รับประทานอาหารอยู่จะทำให้ความสนใจหลุดออกจากเนื้อหาที่กำลังประชุม และถ้าอาหารเกิดการหกเลอะเทอะก็จะต้องไปลุกไปจัดการทำให้การประชุมขาดตอน และเสียสมาธิได้
Don’t ไม่พูดแทรกระหว่างที่คนอื่นกำลังพูด
ใคร ๆ ก็อยากให้คนอื่นฟังเราพูดจนจบก่อน จึงจะเปิดโอกาสในการให้ซักถามไขข้อข้องใจ ถ้าหากมีคนกำลังพูดอยู่ แล้วมีอีกคนพูดแทรกโดยที่ไม่รอฟังจนจบก่อน เนื่องจากคำตอบที่ต้องการทราบอาจจะรออยู่ในตอนท้ายก็ได้ นอกจากจะเป็นการขัดการประชุมที่เปล่าประโยชน์ และเสียเวลาแล้ว ยังนับเป็นการเสียมารยาทที่รุนแรงอีกด้วย
จะเห็นว่ามารยาทการประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องที่ทำยาก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย การที่บอกว่าไม่ใช่เรื่องยาก เนื่องจากในปัจจุบันนี้มีแอพประชุมออนไลน์ให้เลือกใช้มากมาย ยกตัวอย่างเช่น Google Meet, Cisco Webex, MS Team, Zoom แต่ละแอพก็จะมีฟังก์ชัน ลูกเล่น และการใช้งานที่หลากหลาย ตอบสนองความต้องการแต่ละการประชุมแตกต่างกันออกไป
สรุป
และการที่บอกว่าประชุมออนไลน์ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะจะต้องมีการเตรียมตัวที่มากกว่าการประชุมปกติทั่วไปอย่างน้อยอีกหนึ่งระดับ นอกจากผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องเตรียมพร้อมแล้ว ยังต้องเช็กความเรียบร้อยของอุปกรณ์ที่จะใช้ประชุมรวมถึงสภาพแวดล้อมให้เหมาะสมอีกด้วย ทั้งนี้การประชุมออนไลน์แม้จะไม่ใช่การพบเจอกันตัวต่อตัว หากแต่สิ่งที่สำคัญที่สุดและควรทำอย่างไม่ขาดตกบกพร่องคือมารยาทในการประชุม เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ เท่านี้ คุณก็สามารถสร้างสรรค์ผลงานสุดปังโดนใจเจ้านาย มัดใจลูกค้าได้อย่างแน่นอน
Credit ภาพ : pixabay.com
ต้องการมืออาชีพช่วยเขียนบทความ? บริการเขียนบทความ คุณภาพสูง เน้นการปรับแต่งให้เหมาะสมกับรูปแบบธุรกิจและบริการของคุณ เพิ่มความสามารถในการแข่งขันด้วย บทความ SEO ที่ช่วยเพิ่มอันดับการค้นหาของเว็บไซต์ของคุณ ติดต่อตอนนี้เพื่อพัฒนากลยุทธ์การตลาดดิจิทัลของคุณ
นามปากกา: นกเหยี่ยว (Falcon)
ความรู้คือปีกที่พาเราโบยบิน ความคิดคือท้องฟ้าที่ไม่มีที่สิ้นสุด จบการศึกษาปริญญาโทด้านวรรณคดีจากมหาวิทยาลัยโคลัมเบีย รักการเขียนและการศึกษาข้อมูลใหม่ ๆ มีประสบการณ์การเขียนบทความกว่า 8 ปี เชี่ยวชาญในการเขียนบทความ SEO และการใช้สื่อสังคมออนไลน์ แรงบันดาลใจในการเขียนเพื่อสร้างความตระหนักรู้ในสังคมและส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์
LINE OA: @writerid